Naar de inhoud

Weet jij wie welk bestand kan openen?

Of hoeveel uur er opgaat aan compliance? Zonder afspraken staan bestanden overal en weet niemand meer wat waar staat. Wij zorgen dat je weer overzicht hebt.

Neem contact op
Bestanden en toegang Microsoft Purview
BestandLabelEigenaarBewaren
Salarisoverzicht.xlsxOpen voor de hele organisatieOpen voor HR Geen labelVertrouwelijk OnbekendHR Geen termijn7 jaar
Contract leverancier.pdfGedeeld via een externe linkOpen voor Inkoop Geen labelVertrouwelijk OnbekendInkoop Geen termijn7 jaar
Notulen MT.docxOpen voor de hele organisatieOpen voor het MT Geen labelIntern OnbekendMT Geen termijn5 jaar
Brochure.pdfOpen voor iedereenOpen voor iedereen Geen labelPubliek OnbekendMarketing Geen termijn1 jaar

Geen labels, geen eigenaar, geen bewaartermijn.Elk bestand een label, een eigenaar en een bewaartermijn.

Voorbeeld, geen klantgegevens. Wissel tussen zonder en met afspraken.

Copilot vindt alles wat er ligt, ook wat er niet had moeten liggen.

Copilot zoekt in alles waar een medewerker bij kan, dus ook in mappen die voor meer mensen openstaan dan nodig. Zolang dat zo blijft, kan Copilot bestanden tonen die niet voor iedereen bedoeld zijn.

Onder NIS2 en de AVG is dat een probleem. Dat geldt ook voor gegevens die langer blijven staan dan nodig. Copilot en agents werken het best als je gegevens veilig en geordend zijn. Dat kun je regelen voordat je begint, en ook als Copilot al in gebruik is.

Copilot kan 14 van de 14 bestanden lezen, waarvan 5 vertrouwelijk.

Voorbeeld, geen klantgegevens. Beweeg de muis over de bestanden.

Twee onderdelen, één overzicht.

We beginnen met afspraken: wie mag wat, welke gegevens zijn gevoelig, hoe lang bewaar je iets. Daarna leggen we die afspraken vast binnen Microsoft 365.

BestandMicrosoft Purview

Contract leverancier.pdfOpen voor Inkoop

Label
Vertrouwelijk
Eigenaar
Inkoop
Bewaren
7 jaar

Delen via een externe link wordt tegengehouden

RisicoregisterISMS-module

Contracten gedeeld via een externe linkKans middel, impact hoog

Maatregel
Label Vertrouwelijk
Eigenaar
Inkoop
Stand
Controleren

Wordt dit kwartaal opgepakt

Voorbeeld, geen klantgegevens

Microsoft Purview inrichten

Labels voor gevoeligheid en bewaartermijnen die passen bij de wet. Deelt iemand per ongeluk gevoelige informatie, dan houdt Purview dat tegen.

De ISMS-module

Informatiebeveiliging volgens ISO 27001 of NEN 7510, met ondersteuning voor NIS2. Met sjablonen voor beleid en een risicoregister waarin je bijhoudt wat er met elk risico gebeurt.

Alles in één dashboard.

Je ziet waar gevoelige gegevens staan en wie erbij kan. Ook de risico's die je loopt staan erin. Komt er een audit, of vraagt het MT hoe het ervoor staat, dan pak je het dashboard erbij. Losse lijstjes heb je niet meer nodig. En Copilot werkt met de informatie die ervoor bedoeld is.

Het managementdashboard in Power BI laat zien wat al geregeld is en wat nog openstaat.

Managementdashboard ISMSISO 27001, vierde kwartaalVoorbeeld, geen klantgegevensPower BI

Maatregelen ingevoerd38 van 52

Open risico's6

Incidenten in behandeling2

Maatregelen ingevoerd per kwartaal

K1K2K3K4

Doel 52

Open risico's per niveau

Hoog
1
Middel
3
Laag
2

Wat nog openstaat

  • Toegangsrechten van oud-medewerkers nalopenITDeze maand
  • Terugzetten van een back-up testenITVolgende maand
  • Contracten met leveranciers beoordelenInkoopDit kwartaal
  1. Plannen
  2. Doen
  3. Controleren
  4. Bijsturen

Begin met één vraag: waar staan je gevoelige bestanden?

In een gesprek kijken we waar je nu staat. Soms is Purview de eerste stap, soms de ISMS-module, en soms eerst een workshop waarin je afspreekt wie wat mag.

Neem contact op Volgende oplossing: apps en workflows